Innledning

Denne artikkelen er en praktisk guide som er designet for å lede din bedrift gjennom hver fase av implementering av EPD (Environmental Product Declarations), fra forberedelser til full integrasjon og vedlikehold. Ved å følge denne guiden, vil du lære hvordan du kan engasjere teamet ditt, samle og analysere nødvendige data, velge den riktige EPD-løsningen for din virksomhet, og sikre at alle systemer og prosesser er optimalt tilpasset for maksimal effektivitet og nytteverdi. 

 

Enten du er en beslutningstaker i en stor organisasjon eller driver en mindre virksomhet, vil denne artikkelen gi deg kunnskapen og verktøyene du trenger for å gjøre EPD til en integrert del av din bedrifts bærekraftsstrategi. Gjennom klare forklaringer og trinn-for-trinn veiledning, vil vi hjelpe deg med å oversette teori til praksis, sikre at din virksomhet ikke bare overholder dagens standarder, men også er rustet for morgendagens utfordringer. 

EPD og dens betydning 

Environmental Product Declarations (EPD) representerer en helhetlig tilnærming til miljødokumentasjon, som gjør det mulig for bedrifter å måle, dokumentere og kommunisere miljøpåvirkningen av deres produkter eller tjenester gjennom hele livssyklusen. Basert på en livssyklusanalyse (LCA), som vurderer innvirkninger fra vugge til grav, tilbyr EPD en transparent, kvantifiserbar og sammenlignbar presentasjon av miljøprestasjon. 

Hensikten med EPD er ikke bare å levere en miljødokumentasjon, men også å styrke bedriftens forpliktelse til bærekraft gjennom pålitelig og verifiserbar informasjon. Denne prosessen begynner med innsamling av detaljerte data om råmaterialer, energiforbruk, direkte og indirekte utslipp, og slutter med avfallsbehandling (gjenvinning, resirkulering, deponering). Informasjonen settes deretter sammen til en EPD, som beskriver produktets miljøprofil på en standardisert måte. 

I en verden hvor miljøreguleringer blir stadig strengere, kan EPD hjelpe bedrifter med å sikre overholdelse av nasjonale og internasjonale miljøstandarder og lover. Dette kan være spesielt viktig for bedrifter som opererer internasjonalt eller i høyt regulerte sektorer. I Norge vil klima og miljø vil bli vektet med minst 30% fra 1.1.2024 i offentlige anskaffelser. 

Noe man må ta stilling til tidlig i prosjektet er hvorvidt bedriften din har behov for en eller flere EPDer. Om dere har flere produkter som trenger EPD, eller et produkt som er i kontinuerlig forbedring, kan det være at en EPD-generator er den riktige løsningen for deg. En EPD-generator er både tids- og kostnadsbesparende. 

Om du kun har ett produkt og det i tillegg er statisk kan det være at det å få utarbeidet et enkelt-EPD er det riktige for deg. 

Du kan lese mer om EPD-generator her: EPD-generator – LCA.no

Vi har laget en for implementering og bruk av EPD beskrevet som en prosess over seks trinn. Denne guiden er skrevet for virksomheter som har behov for en EPD-generator. Nedenfor beskriver vi hvert trinn. 

 Første Trinn: Forberedelse og planlegging  

Forberedelsesfasen er avhengig av hvor langt din bedrift har kommet med miljøarbeidet og den innsikten dere sitter med internt. Starter du med blanke ark bør du starte med å skaffe deg oversikt og grunnleggende kunnskap. Her kan du f.eks. lese mer om miljødokumentasjon og EPD på vår temaside. De fleste endringsprosesser går lettere med mange små skritt i riktig retning.  

Har du dyp innsikt om EPD, kan du starte direkte med målsettings- og planleggingsarbeidet.. 

 

Internt Engasjement: 

Det første steget er å sikre internt engasjement, spesielt fra ledelsen og nøkkelpersonell. Å få toppledelsen om bord er essensielt, da deres støtte ikke bare sikrer nødvendige ressurser, men også signaliserer til hele organisasjonen at EPD-initiativet er en prioritert strategisk innsats. Interne ambassadører for prosjektet bør identifiseres – individer som kan påvirke og motivere andre, og som kan bidra til å drive endringen gjennom organisasjonen. 

 

Ressursallokering: 

Nøye vurdering av de nødvendige ressursene må følge. Tid, økonomi og menneskelige ressurser må kartlegges. Å etablere en realistisk tidsplan som reflekterer organisasjonens kapasitet er kritisk. Budsjettet må også tilstrekkelig reflektere kostnadene ved implementeringen, inkludert utgifter til programvare, opplæring og mulig konsulentstøtte. Det er viktig å identifisere hvilke teammedlemmer som vil være involvert direkte i implementeringsprosessen, og å sikre at de har nødvendig tid og kompetanse. 

 

Definere mål: 

Målene med EPD-implementeringen må være klare og målbare. Dette innebærer vanligvis mer enn bare å «implementere en EPD»; det kan inkludere spesifikke mål som forbedring av miljøprestasjonen for visse produkter, oppfyllelse av regulatoriske krav, eller forbedring av bedriftens bærekraftige image/omdømme. Disse målene skal være SMART (Spesifikke, Målbare, Oppnåelige, Relevante, Tidsbestemte), og de skal kommuniseres tydelig gjennom hele organisasjonen. 

 

Andre trinn: Valg av riktig EPD-løsning 

Når forberedelsene er på plass, og målene for miljødokumentasjon er tydelig definert, er neste trinn å velge den EPD-løsningen som best oppfyller bedriftens behov. Dette steget er avgjørende, da det vil påvirke hvor effektivt og smidig implementeringsprosessen vil forløpe. 

 

Vurdere alternativer: 

En grundig vurdering av tilgjengelige EPD-verktøy og tjenester anbefales. Markedet tilbyr et bredt spekter av løsninger, fra avanserte programvarepakker til spesialiserte tjenester som tilbyr skreddersydd datainnsamling og rapportering. Det er viktig å utforske flere alternativer for å forstå deres funksjoner, brukervennlighet, kostnadseffektivitet og hvordan de integreres med eksisterende systemer. Vurderinger fra andre brukere og case-studier kan gi innsikt i hvordan forskjellige løsninger har fungert i praksis. 

 

Tilpasning til bedriftens behov: 

Det essensielle er å matche bedriftens unike krav med funksjonaliteten til EPD-verktøyet. Bedrifter må vurdere flere faktorer, inkludert: 

Skalerbarhet: Evnen til å håndtere vekst i produktvolum eller utvidelser i produktlinjer. 

Kompatibilitet: Integrering med eksisterende IT-infrastruktur og databaser. 

Brukerstøtte: Tilgang til kundestøtte, opplæringsressurser og vedlikeholdstjenester. 

Tilpassede rapporter: Fleksibiliteten til å generere rapporter som tilfredsstiller spesifikke interne eller eksterne krav. 

Oppdateringer og vedlikehold: Regelmessige oppdateringer for å sikre at løsningen holder tritt med endringer i miljøstandarder og -lovgivning. 

Valget av EPD-løsning må være et informert valg, basert på en grundig forståelse av bedriftens nåværende og fremtidige behov. En velvalgt løsning vil være en som ikke bare tilfredsstiller bedriftens krav i dag, men som også kan vokse og tilpasse seg som bedriftens bærekraftsmål utvikler seg. 

Tredje Trinn: Datainnsamling og analyse 

For å utforme en EPD kreves det innsamling av omfattende data.  

Hvilke data skal du samle inn?  

På overordnet nivå er det data som omfatter informasjon om råmaterialer, energi- og vannforbruk, utslipp til luft og vann, avfallsgenerering, samt transport og logistikk. Detaljert data fra hvert stadium av produktets levetid, fra råvareutvinning til produksjon, distribusjon, bruk og til slutt avhending, er essensielt. For tjenester kan dette innebære data om leveringsprosesser, operasjonelt forbruk og indirekte miljøpåvirkninger.  

Datainnsamlingen er kritisk, da den skal reflektere den reelle miljøpåvirkningen av produktene eller tjenestene gjennom hele livssyklusen. Er du usikker på hvilke data du skal samle inn så kan du få hjelp av programvareleverandørens konsulenter. Bruker du API som datainnsamlingsmetode, er det IT-konsulenter du bruker. Har du en egen IT-avdeling, er det naturlig å benytte disse. Har du ikke egen IT-avdeling, så kan du koble på din eksisterende leverandør av IT-tjenester. Mange bedrifter har egne systemeiere for de ulike systemene som innehar relevante data for EPD-arbeidet. Et tips er å involvere disse så tidlig som mulig for å få oversikt over hva slags data som er tilgjengelig og ikke minst kvaliteten på data.  

 

Hvordan samle inn data? 

Effektiv datainnsamling krever et strukturert opplegg og bruk av riktige verktøy. Bedrifter kan benytte seg av spesialiserte programvarer for å samle og organisere data automatisk. Dette kan inkludere integrasjon med bedriftens økonomi- og produksjonssystemer, bruk av IoT-enheter for å overvåke ressursbruk, og samarbeid med leverandører for å sikre nøyaktighet i råvaredata. Det er viktig å etablere en kontinuerlig og konsekvent datainnsamlingsprosess, som sikrer at dataene er oppdaterte og representative for bedriftens drift. 

 

Markedsledende leverandører av EPD-programvare lager egne APIer som gjør det lett å koble sammen EPD-programvaren med andre systemer, enten de er bedriftens interne systemer eller eksterne systemer som f.eks. offentlige databaser. 

 Her kan du lese mer om LCA.nos satsing på API. 

 

Analyse og tolking 

Analysen av dataene skal transformere rådata til innsikt som er meningsfull i en EPD-kontekst. Dette trinnet kan innebære bruk av verktøy for livssyklusanalyse(LCA) for å evaluere de potensielle miljøpåvirkningene knyttet til hvert trinn i produktets livssyklus. Det bør legges vekt på å identifisere «hot spots» – områder hvor forbedringer kan ha størst mulig effekt på å redusere miljøfotavtrykket. Tolkingen av dataene må gjøres med forståelse for miljømessig kontekst og i samsvar med relevante standarder og retningslinjer. 

Ved å samle inn, analysere og tolke data på en gjennomtenkt og systematisk måte, kan bedrifter sikre at deres EPD ikke bare er en for overholdelse av krav, men også et instrument for kontinuerlig forbedring og strategisk beslutningstaking. 

 

 

Fjerde trinn: Implementering og integrering 

Dette trinnet krever en tilnærming og oppmerksomhet til detaljer for å sikre at overgangen er smidig og at den nye løsningen blir vel integrert med bedriftens eksisterende systemer. 

 

Implementeringsstrategi: 

En trinnvis plan for utrulling av EPD-løsningen bør etableres. Dette inkluderer å sette opp en tidslinje for implementering, tildeling av ansvar til teammedlemmer, og etablering av milepæler for å måle fremgangen. Det kan være nyttig å begynne med en pilotfase hvor løsningen blir testet på et lite segment av bedriftens operasjoner før full implementering. Dette gir en mulighet for å oppdage eventuelle problemer og gjøre nødvendige justeringer før løsningen rulles ut i større skala. 

 

Integrering med eksisterende systemer: 

For å oppnå en sømløs integrering, må EPD-løsningen fungere i harmoni med de eksisterende systemene. Dette kan kreve teknisk tilpasning, slik at data kan flyte fritt mellom EPD-systemet og andre bedriftsapplikasjoner, som ERP-, CRM- og SCM-systemer. En suksessfaktor er å involvere IT-avdelingen tidlig i prosessen for å sikre at tekniske krav og infrastruktur er på plass. 

 

Det kan også være nødvendig å revurdere og tilpasse interne prosesser og prosedyrer for å støtte den nye EPD-løsningen. Dette innebærer ofte tverrfunksjonell trening og kommunikasjon for å sikre at alle relevante avdelinger er klar over hvordan deres daglige arbeid vil påvirkes og hva som forventes av dem. 

 

Implementeringen er ikke et sluttpunkt, men starten på en ny måte å operere på som støtter bedriftens bærekraftsmål. Å sikre at ansatte forstår og aksepterer de nye verktøyene og prosessene er avgjørende for en vellykket EPD-integrasjon og langsiktig bærekraftig drift. 

 

Femte Trinn: Opplæring og kompetanseutvikling 

Når EPD-løsningen er på plass, er nøkkelen til suksess å sørge for at alle medarbeidere forstår hvordan de skal bruke systemet effektivt. Opplæring og kompetanseutvikling er derfor kritiske komponenter i implementeringsprosessen. 

 

Opplæringsprogrammer: 

En vellykket EPD-implementering krever skreddersydde opplæringsprogrammer som er tilpasset de forskjellige brukergruppene innenfor organisasjonen. Det er viktig å identifisere spesifikke læringsbehov for hvert team og utvikle opplæringsmateriale som er relevant og engasjerende. Dette kan inkludere workshops, web-baserte treningsmoduler, og interaktive opplæringssesjoner. I tillegg kan håndbøker og hurtigveiledninger være nyttige ressurser som støtter læring og referanse etter trening. 

 

Innholdet i opplæringsprogrammene bør dekke grunnleggende om EPD, hvordan man navigerer i det nye systemet, datainnsamling og rapporteringsprosedyrer, samt tolkning av EPD-resultater. Det er også viktig å inkludere opplæring om relevante miljøstandarder og hvordan EPD-data kan brukes til å drive bærekraftige forbedringer. 

 

Kompetanseutvikling: 

Utover de innledende opplæringsøktene er kontinuerlig kompetanseutvikling viktig. Dette innebærer å gi ansatte muligheter til å utvide sin kunnskap og ferdigheter gjennom regelmessig oppdatering og videreutdanning. Å etablere en kultur for kontinuerlig læring vil ikke bare fremme effektiv bruk av EPD-løsningen, men også styrke bedriftens overordnede bærekraftsmål. 

 

Det er også fordelaktig å identifisere EPD-superbrukere i organisasjonen som kan tjene som interne eksperter og støtte sine kolleger i daglig bruk. Dette kan sette fart på  læringsprosessen og sikre at riktig bruk av EPD-systemet blir integrert i organisasjonens DNA. 

 

Sjette Trinn: Lansering og løpende forvaltning 

Dette trinnet er milepælen hvor ny løsning tas i bruk i organisasjonen. 

 

Lansering: 

Den offisielle lanseringen bør være en velorganisert begivenhet som signaliserer til hele organisasjonen at EPD-løsningen nå er en integrert del av driftsmodellen til bedriften. Det kan være fordelaktig å starte med en myk lansering eller pilotfase for å teste systemet i sanntid og gjøre justeringer før en fullstendig utrulling. 

 

Vedlikehold og forbedring: 

Etter lanseringen begynner den kontinuerlige prosessen med overvåkning, vedlikehold og forbedring av EPD-prosessene. Dette inkluderer regelmessig gjennomgang av datainnsamlingsmetoder, validering av datakvalitet og oppdatering av EPD-rapporter for å reflektere endringer i produkter eller tjenester. Å etablere en rutine for å overvåke og rapportere om systemets ytelse og brukernes engasjement er også viktig for å identifisere og løse eventuelle utfordringer raskt. 

 

Teknisk vedlikehold av EPD-systemet er like kritisk. Dette omfatter å sørge for at programvaren er oppdatert, sikkerhetskopiering av data og revisjon av systemets sikkerhetsprotokoller. I tillegg bør bedriften vurdere å sette opp en dedikert støttefunksjon eller helpdesk for å assistere brukerne med eventuelle spørsmål eller problemer som måtte oppstå. Ved kjøp av SAAS (Software As A Service) vil det tekniske vedlikeholdet forenkles.  

 

Videre bør det legges vekt på kontinuerlig forbedring. Dette kan oppnås gjennom brukerevalueringer, analysere bruksmønstre og jevnlig evaluere EPD-relaterte prosesser og mål.  

Avslutning  

I denne guiden har vi sett på hvordan engasjement fra ledelsen og nøkkelpersonell legger grunnlaget for en vellykket implementering, og hvordan ressursallokering og måldefinisjon styrer prosjektet i riktig retning. Valget av den rette EPD-løsningen og grundig datainnsamling og analyse har blitt fremhevet som nøkkeltrinn i prosessen, etterfulgt av en strukturert utrulling og integrering av løsningen. Videre har vi understreket betydningen av opplæring og kompetanseutvikling for å sikre at alle medarbeidere kan bruke EPD-verktøyene effektivt, og til slutt har vi diskutert viktigheten av en velplanlagt lansering og vedvarende forvaltning for å opprettholde og forbedre EPD-systemet.