Miljødokumentasjon: Hvilke alternativer har du?

Miljødokumentasjon har blitt en kritisk prioritet for næringslivet, spesielt innen sektorene bygg, anlegg og infrastruktur. Offentlige oppdragsgivere setter fra 1.1.2024 krav om at bærekraft og miljø skal vektes minst 30 prosent i anskaffelsene, og fra 2025 trer en rekke EU-krav i kraft. Økende bekymringer om klimaendringer og bærekraft, samt stadig strengere regelverk, gjør at evnen til å dokumentere og forbedre miljøpåvirkningen av virksomheter, produkter og verdikjeder har blitt en nøkkelfaktor for suksess.

I denne artikkelen skal vi forklare hvilke alternative løsninger du har når det gjelder å utnytte mulighetene miljødokumentasjon gir din virksomhet. Med løsningsalternativer mener vi ulike måter du kan løse behovet for miljødokumentasjon på.  Du kan velge en digital løsning eller du kan velge en manuell prosess, i for eksempel Excel. Disse kan også kombineres.

Mest aktuelle løsningsalternativer for miljødokumentasjon

La oss se på de mest aktuelle alternativene for å løse behovet for miljødokumentasjon.

Egenutviklede interne verktøy

Noen organisasjoner velger å utvikle sine egne interne verktøy for å samle inn, lagre og analysere miljødata. Dette kan inkludere tilpassede databaser, regneark og programvareutviklingsprosjekter.

Bruk av generell databehandlingsprogramvare

Noen bedrifter benytter allerede eksisterende databehandlingsprogramvare som Microsoft Excel eller Google Sheets for å føre miljødokumentasjon. De kan opprette skreddersydde maler og formler for å håndtere dataene.

Spesialisert miljødokumentasjonsprogramvare

Dette er dedikert programvare som er spesielt utviklet for å hjelpe organisasjoner med å samle inn, organisere, analysere og rapportere miljødata. Slike programvarer kan tilpasses behovene til ulike bransjer og virksomheter.

Integrasjon med eksisterende forretningssystemer

For større bedrifter kan det  være hensiktsmessig å integrere miljødokumentasjonsfunksjonalitet i eksisterende forretningssystemer som ERP (Enterprise Resource Planning) eller EHS (Environmental, Health, and Safety) -programvare.

Tredjeparts konsulenttjenester

Noen organisasjoner velger å outsource miljødokumentasjonsarbeidet til spesialiserte konsulentselskaper som kan hjelpe med datainnsamling, rapportering og samsvar med regelverk.

Hybridløsninger

Noen organisasjoner velger å bruke en kombinasjon av flere av de nevnte alternativene.

Vil du vite hva som påvirker kostnadene ved å utarbeide miljødokumentasjon?  Da kan du lese mer i denne artikkelen: Hva koster det å utarbeide miljødokumentasjon?

La oss se nærmere på fordeler og ulemper ved de mest aktuelle alternativene innen miljødokumentasjon.

Egenutviklede verktøy

Egendefinerte eller egenutviklede verktøy for miljødokumentasjon har sine fordeler og ulemper, avhengig av organisasjonens spesifikke behov og ressurser. Her er noen av de viktigste fordeler og ulemper:

Fordeler med egenutviklede verktøy

  • Skreddersydd for spesifikke behov: Egenutviklede verktøy kan tilpasses nøyaktig til organisasjonens unike krav og prosesser. Dette gir stor fleksibilitet i datainnsamling, analyse og rapportering.
  • Full kontroll: Organisasjonen har full kontroll over utviklingen og vedlikeholdet av verktøyet. Dette gir friheten til å tilpasse og utvide funksjonaliteten etter behov.
  • Bedre sikkerhet: Med egendefinerte verktøy kan organisasjonen implementere sine egne sikkerhetsprotokoller og beskyttelsesmekanismer for å beskytte miljødataene.

Ulemper med egenutviklede verktøy

  • Høye utviklingskostnader: Selv om oppstartskostnadene kan være lavere, kan utviklingskostnadene for egenutviklede verktøy bli høye over tid, spesielt når det gjelder vedlikehold og oppdateringer.
  • Tidkrevende Implementering: Utvikling og implementering av egenutviklede verktøy tar tid, og det kan være en forsinkelse før verktøyet er klart til bruk.
  • Mangel på ekspertise: Organisasjoner kan mangle den nødvendige tekniske ekspertisen for å utvikle og vedlikeholde kraftige verktøy for miljødokumentasjon. Dette kan føre til feil og ineffektivitet.
  • Manglende funksjonalitet: Egenutviklede verktøy kan mangle funksjonalitet som tilbys av spesialisert programvare for miljødokumentasjon. Dette kan begrense organisasjonens evne til å håndtere komplekse oppgaver.
  • Sårbar for endringer: Endringer i lover og regelverk eller teknologisk utvikling kan raskt gjøre egenutviklede verktøy utdaterte, noe som krever regelmessige oppdateringer.
  • Mangel på brukergrensesnitt: Egenutviklede verktøy har ofte enklere brukergrensesnitt sammenlignet med kommersielle alternativer, noe som kan påvirke brukervennligheten og effektiviteten.

Generell databehandlingsprogramvare

Generell databehandlingsprogramvare, som Microsoft Excel eller Google Sheets, kan brukes til å administrere miljødokumentasjon, men det har også både fordeler og ulemper. Her er noen av de viktigste fordeler og ulemper ved å bruke generell databehandlingsprogramvare for miljødokumentasjon:

Fordeler med generell databehandlingsprogramvare

  • Allsidighet: Generell databehandlingsprogramvare er allsidig og kan tilpasses mange ulike oppgaver, inkludert miljødokumentasjon.
  • Lav kostnad: Mange organisasjoner har allerede tilgang til generell databehandlingsprogramvare, noe som reduserer de initiale kostnadene sammenlignet med å kjøpe spesialisert programvare.
  • Enkel å bruke: Brukere er ofte kjent med generell databehandlingsprogramvare, og det kreves ofte minimal trening for å komme i gang.
  • Rapporteringsmuligheter: Generell databehandlingsprogramvare gir muligheter for å skape grunnleggende rapporter og diagrammer for å visualisere miljødata.

Ulemper med generell databehandlingsprogramvare

  • Begrenset kapasitet: Generell databehandlingsprogramvare har sine grenser når det gjelder datalagring og kompleksitet. Store mengder miljødata kan overstige kapasiteten og føre til treg ytelse.
  • Manuell datainnsamling: Brukere må ofte samle inn miljødata manuelt og oppdatere regnearkene regelmessig, noe som kan være tidkrevende og føre til feil.
  • Manglende spesifikke funksjonaliteter: Generell programvare er ikke spesifikt designet for miljødokumentasjon og mangler ofte avanserte funksjonaliteter som automatisering av datainnsamling, sporbarhet og integrasjon med eksterne kilder.
  • Begrenset sikkerhet: Sikkerheten til dataene kan være utfordrende å opprettholde i generell databehandlingsprogramvare, spesielt hvis det er behov for å dele sensitive miljødata med andre.
  • Manglende støtte og opplæring: Generell programvare har vanligvis begrenset støtte for spesifikke miljøkrav, og det kan mangle dedikert opplæring og dokumentasjon.
  • Manglende automatisering: Automatisering av oppgaver knyttet til miljødokumentasjon, som datainnsamling, analyse og rapportering, er ofte begrenset i generell databehandlingsprogramvare.

Spesialisert programvare for miljødokumentasjon

Spesialisert programvare for miljødokumentasjon er utviklet med søkelys på å hjelpe organisasjoner med å samle, organisere, analysere og rapportere miljødata. Her er noen av de viktigste fordeler og ulemper med å bruke spesialisert programvare for miljødokumentasjon:

Fordeler med spesialisert programvare for miljødokumentasjon

  • Tilpasset for miljøhåndtering: Programvaren er spesifikt designet for å håndtere miljødata og oppfylle kravene til miljødokumentasjon, inkludert rapportering og samsvar med reguleringer.
  • Automatisering: Spesialisert programvare gir muligheten til å automatisere mange oppgaver knyttet til miljødokumentasjon, inkludert datainnsamling, beregninger og rapportgenerering.
  • Dataintegrasjon: Den kan integrere med ulike datakilder og sensorer, og samle inn data i sanntid, noe som gir mer nøyaktig og aktuell informasjon. Spesialisert programvare har ofte standard integrasjonsformater som er tilpasset ISO22057 og ILCD+EPD.  For mange virksomheter kan dette være den viktigste fordelen med spesialsystemer.
  • Sporbarhet: Programvaren gir ofte sporbarhet av endringer i dataene og gir et klart bilde av datahistorikken.
  • Rapporteringsverktøy: Spesialisert programvare gir omfattende rapporteringsverktøy for å danne profesjonelle og detaljerte miljørappporter for intern bruk eller ekstern rapportering.
  • Regulatorisk overholdelse: Programvaren hjelper organisasjoner med å oppfylle miljøreguleringer og standarder ved å automatisere rapporteringen og sikre nøyaktighet og samsvar.
  • Bedre datakvalitet: Ved å automatisere prosesser og bruke datakvalitetskontroller, bidrar programvaren til å forbedre nøyaktigheten og påliteligheten til miljødataene.

Ulemper med spesialisert programvare for miljødokumentasjon

  • Kostnader: Spesialisert programvare kan være kostbar å kjøpe og implementere, spesielt for små organisasjoner med begrensede ressurser.
  • Opplæringsbehov: Ansatte må opplæres i bruk av spesialisert programvare, noe som kan ta tid og ressurser.
  • Kompleksitet: Noen spesialiserte verktøy kan være komplekse, spesielt for brukere som ikke er kjent med miljødokumentasjon, og kan kreve støtte og opplæring for å bruke effektivt.
  • Tilpasning: Selv om spesialisert programvare er utviklet for miljødokumentasjon, kan den kreve tilpasning for å imøtekomme spesifikke organisasjonsbehov.
  • Avhengighet av leverandør: Organisasjoner kan bli avhengige av leverandøren for oppdateringer og støtte, noe som kan utgjøre en risiko hvis leverandøren endrer sin strategi eller går ut av virksomheten.

Vil du vite mer om programvare for miljødokumentasjon? Les mer her.

Tredjeparts konsulenttjenester

Her er en oversikt over fordeler og ulemper ved å bruke tredjeparts konsulenttjenester for miljødokumentasjon:

Fordeler med bruk av tredjeparts konsulenttjenester

  • Ekspertise og erfaring: Konsulenter har spesialisert kunnskap og erfaring innen miljødokumentasjon, noe som gjør dem i stand til å tilby faglig ekspertise og innsikt.
  • Rask implementering: Konsulentselskaper kan akselerere implementeringsprosessen for miljødokumentasjon ved å bruke sine ferdigheter og ressurser.
  • Tilpassede løsninger: Konsulenter kan tilpasse miljødokumentasjon til organisasjonens spesifikke behov og bransjekrav.
  • Ekstern objektivitet: En tredjeparts konsulent kan gi en objektiv vurdering av organisasjonens miljødokumentasjon, identifisere svakheter og foreslå forbedringer.
  • Ressursbesparelser: Organisasjoner kan spare tid og ressurser ved å outsource miljødokumentasjonsoppgaver til konsulenter, slik at de kan sette søkelys på sin kjernevirksomhet.

Ulemper med bruk av tredjeparts konsulenttjenester

  • Kostnader: Konsulenttjenester kan være kostbare, spesielt for små organisasjoner med begrensede budsjetter.
  • Avhengighet: Organisasjoner kan bli avhengige av konsulentene for miljødokumentasjonsoppgaver, og dette kan skape sårbarhet hvis konsulentene ikke er tilgjengelige eller slutter å levere tjenester.
  • Manglende intern kompetanseutvikling: Å outsource miljødokumentasjonsoppgaver kan hindre organisasjonen i å utvikle interne ferdigheter og kompetanse på området. Innsikt og kompetanse i miljødokumentasjon – både når det gjelder teknologiske løsninger og arbeidsprosesser kommer til å bli viktigere i årene fremover.
  • Kontroll: Organisasjonen kan oppleve tap av kontroll over prosessen når de bruker eksterne konsulenter, og dette kan føre til bekymringer om datakvalitet og nøyaktighet.
  • Kontinuerlig kostnad: Konsulenttjenester kan resultere i kontinuerlige kostnader, spesielt hvis organisasjonen er avhengig av konsulentene for vedlikehold og oppdateringer av dokumentasjonen.
  • Konfidensialitet: Deling av miljødata med eksterne konsulenter kan føre til bekymringer om konfidensialitet og datasikkerhet.

Hybridløsninger for miljødokumentasjon

Her er en oversikt over fordeler og ulemper ved å bruke hybridløsninger for miljødokumentasjon.

Fordeler med hybridløsninger for miljødokumentasjon

  • Fleksibilitet: Hybridløsninger gir organisasjonen fleksibilitet til å tilpasse miljødokumentasjonen til sine spesifikke behov og integrere den med eksisterende systemer etter behov.
  • Skalerbarhet: Organisasjoner kan skalere opp eller ned miljødokumentasjonen avhengig av behovene og ressursene på en mer fleksibel måte enn med fullstendig integrerte systemer.
  • Optimalisert kostnadskontroll: Ved å bruke en hybridløsning kan organisasjoner balansere kostnadene ved egenutviklede løsninger og spesialisert programvare for miljødokumentasjon.
  • Ressursbesparelser: Hybridløsninger kan hjelpe organisasjonen med å optimalisere bruken av ressurser ved å bruke eksisterende systemer der det er hensiktsmessig og supplere med spesialisert programvare når det er nødvendig.
  • Gradvis implementering: Organisasjoner kan implementere hybridløsninger gradvis, noe som gir rom for tilpasninger og opplæring etter hvert som systemene blir tatt i bruk.

Ulemper med hybridløsninger for miljødokumentasjon

  • Kompleksitet: Hybridløsninger kan være teknisk komplekse og kreve omfattende planlegging og integrasjon for å fungere sømløst.
  • Kostnader: Implementering og vedlikehold av hybridløsninger kan være kostbare, spesielt hvis det er behov for spesialtilpasning og opplæring.
  • Tidskrevende implementering: Implementering av hybridløsninger kan ta tid, og det kan være forsinkelser før systemene er fullt operative.
  • Behov for koordinering: Det kan være behov for nøye koordinering mellom ulike deler av organisasjonen for å sikre at hybridløsningene fungerer effektivt sammen.
  • Kompatibilitet: Sikre at hybridløsningene er kompatible med hverandre og med organisasjonens mål kan være en utfordring.
  • Opplæring og støtte: Ansatte må opplæres i bruk av hybridløsninger, og organisasjonen må sørge for tilstrekkelig støtte for å håndtere eventuelle problemer.

Integrering av miljødokumentasjon i eksisterende forretningssystemer

Her er en oversikt over fordeler og ulemper med integrering av miljødokumentasjon i eksisterende forretningssystemer.

Fordeler med integrering av miljødokumentasjon i eksisterende forretningssystemer

  • Helhetlig visning: Integrering gir organisasjonen en helhetlig visning av både forretnings- og miljødokumentasjonsdata, slik at beslutningstakere kan ta informerte valg.
  • Effektivitet: Datainnsamling og rapportering blir mer effektiv når miljødokumentasjon er en del av de eksisterende arbeidsprosessene og systemene.
  • Tids- og kostnadsbesparelser: Organisasjonen kan spare tid og kostnader ved å eliminere behovet for separate systemer for miljødokumentasjon.
  • Dataintegrasjon: Integrering tillater enkel datautveksling mellom miljødokumentasjon og andre forretningsprosesser, som lagerstyring, regnskap og salg.
  • Bedre beslutningsstøtte: Dataanalyse og rapportering blir mer avansert når miljødata kombineres med andre forretningsdata, noe som gir bedre beslutningsstøtte.
  • Regulatorisk overholdelse: Integrering kan hjelpe organisasjonen med å oppfylle regulatoriske krav ved å automatisere rapporteringsprosesser.

Ulemper med integrering av miljødokumentasjon i eksisterende forretningssystemer

  • Kompleksitet: Integrering kan være teknisk utfordrende, spesielt hvis organisasjonens forretningssystemer er komplekse og mangler fleksibilitet.
  • Kostnader: Implementeringskostnadene for integrering kan være betydelige, inkludert behovet for spesialtilpasning og opplæring.
  • Tidkrevende implementering: Integreringsprosessen kan ta tid, og det kan være forsinkelser før systemene er fullt operative.
  • Sårbarhet: Hvis integrerte systemer opplever feil eller problemer, kan dette påvirke både forretningsprosesser og miljødokumentasjon.
  • Opplæring og støtte: Ansatte må opplæres i bruk av de integrerte systemene, og organisasjonen må sørge for tilstrekkelig støtte for å håndtere eventuelle problemer.
  • Behov for endringer: Endringer i forretningssystemene kan påvirke integrasjonen og kreve løpende vedlikehold og oppdateringer.

Hvordan velge riktig alternativ?

Du bør starte med å definere organisasjonens behov. Dette påvirkes av organisasjonens størrelse, kompleksitet og miljødokumentasjonskrav. Deretter bør du evaluere hva du har av tilgjengelige ressurser, inkludert budsjett, tid og intern kompetanse.

Neste steg er å sette ambisjonsnivået med miljø og bærekraft. Dette innebærer å sette tydelige mål for hva bedriften din ønsker å oppnå med  miljødokumentasjon, inkludert regulatoriske krav og rapporteringsbehov. Det er stor forskjell om du har ambisiøse mål om å bruke miljødokumentasjon som en konkurransefordel og ønsker å ta miljøutfordringene på alvor, eller om du kun er opptatt av å tilfredsstille minimumskravene.

Først når du har forankret strategien, kan du starte med å kartlegge løsningsalternativene opp mot organisasjonens mål,strategi og behov.

Denne artikkelen er skrevet av Trond Edvardsen. Trond er gründer og CEO i LCA.no. Trond har mange års erfaring som toppleder og gründer i selskaper som kombinerer miljø, bærekraft og moderne teknologi. Han er en mye benyttet foredragsholder og inspirator for selskaper som ønsker å kick starte sin satsing på miljødokumentasjon. Ta kontakt om du ønsker et inspirerende foredrag for din bedrift.